Alles draait om communicatie

  • 09 October 2018
  • Door: Helen Goutier

Een belangrijk element voor een goede schoonmaak en een sluitend hygiënebeleid is de wijze waarop de communicatie is geregeld. Digitale middelen worden ingezet om die communicatie zo optimaal mogelijk te faciliteren. Wordt het werk van de schoonmaker hiermee makkelijker?

In de voedselverwerkende industrie is het reinigen en desinfecteren een specialisme, dat terecht volop aandacht krijgt van een kwaliteitsdienst en/of productieverantwoordelijke. “Het maakt daarbij niet uit of de schoonmaak is uitbesteed aan een schoonmaakbedrijf of dat eigen (productie)medewerkers de reiniging uitvoeren,” zegt René Bakker, accountmanager bij Hago Food and Industry. Wel vindt er een verschuiving plaats: vroeger was het normaal dat productiemedewerkers na productietijd gingen schoonmaken, nu neemt steeds vaker een externe georganiseerde schoonmaakploeg deze taak op zich.

Borging en controle

De schoonmaker (m/v) heeft bij zijn werk enorm profijt van goed ingeregelde basisvoorwaarden van de Sinner-cirkel (druk, temperatuur, chemie en tijd) die elke dag gelijk zijn. Natuurlijk moet er ook aan belangrijke randvoorwaarden zijn voldaan, zoals een hygiënisch ontwerp van de productieruimte, de machines en andere apparatuur. Pas dan kan hij de gevraagde kwaliteit leveren. Borging en controle van de werkzaamheden liggen vast in de organisatie rondom de kwaliteitsafdeling en in een kwaliteitshandboek en dankzij nieuwe technologieën, digitalisering en verregaande automatisering zijn er allerlei hulpmiddelen om deze borging en controle én de communicatie daarover in goede banen te leiden. Op papier is alles prima geregeld. Maar hoe gaat het in de praktijk?

René: “Een goede aansturing, begeleiding en instructie van de schoonmaakploeg is essentieel, of deze nu in- of extern is. Dat is echter niet altijd makkelijk of vanzelfsprekend. Negen van de tien keer blijkt deze taak een aanslag op de agenda van schoonmaakverantwoordelijke binnen de organisatie, omdat het meer tijd vergt dan verwacht. Met het uitbesteden van de schoonmaak, of met het uitbesteden van de aansturing, begeleiding en instructie, wordt een goede communicatie tussen de verschillende afdelingen en partijen alleen maar belangrijker. Zeker als er intermediairs in beeld komen, is kennis van schoonmaak in de voedingsindustrie en het specifieke productieproces noodzakelijk; zowel om adequate beheersmaatregelen te nemen op tactisch en strategisch niveau, als om een goede communicatiecultuur te creëren.”

Organisatiemodel

Bij het bouwen van een communicatiematrix moet hierover goed nagedacht worden, vindt Hago. Wie gaat met wie over welk onderwerp aan tafel, en hoe vaak moet dat gebeuren? “De input van alle mogelijke technologieën zou ondersteunend moeten zijn voor het werk van de schoonmaker. Dat is niet altijd het geval.”

“Uitgangspunt voor een organisatiemodel is naar ons idee een plat model met een duidelijk onderscheid tussen operationele, tactische en strategische punten van de schoonmaak. Die schoonmaak staat in dienst van de productieafdeling. Zij zijn immers het meest gebaat bij een schone en voedselveilige productieomgeving. Bij het bouwen van een organisatie rondom de communicatiematrix is het aan te bevelen de beheersmaatregelen vooraf goed te definiëren. Zo blijft het model lean en werkbaar, met op de eerste plaats de juiste gesprekspartners. De sleutel voor succes is naar ons idee een rechtstreeks contact tussen schoonmaakbedrijf, schoonmaker en klant, zonder directe inmenging van derden.”

Breder takenpakket

Traditioneel bestaat er een scheiding tussen ‘kantooronderhoud’ en ‘specialistische reiniging en desinfectie’. Deze scheiding is in sommige gevallen niet terecht, vindt René Bakker. “Denk hierbij aan hygiënesluizen en kleedruimtes waarbij aanvullende hygiëne-eisen gelden. Ook dit vraagt aandacht voor communicatie. De schoonmaakmarkt laat een verschuiving zien naar een breder takenpakket om kennis en ervaring zo optimaal mogelijk te koppelen. Andere facilitaire taken kunnen op een geïntegreerde aanpak vanuit schoonmaak georganiseerd worden, omdat deze vaak het grootste budget behelzen en eenzelfde competentie vragen; namelijk dienstbaar communiceren.”

Digitalisering en automatisering

Door steeds strengere regels en richtlijnen wordt er veel van schoonmakers verwacht. “Naast zijn taak om een productielijn voedselveilig schoon te maken, moet hij registreren wat hij heeft gedaan, overleggen met klant, leveranciers en eigen leidinggevende en verbeteringen aandragen. Hij moet informatie kunnen invoeren op een smartphone en/of tablet en op machinedisplays. De vraag rijst of we niet te veel van schoonmakers aan het vragen zijn. Het zou mooi zijn als digitalisering in dienst staat van de schoonmaker; dat hij daardoor zijn werk beter, en liefst ook makkelijker, kan uitvoeren.”

Het sec verzamelen van data is geen doel op zich om de kwaliteit te borgen, is de overtuiging van René. “Bij de keuze van een digitaal pakket voor de planning van schoonmaaktaken, de registratie en visualisatie van werkinstructies, het signaleren van afwijkingen, de registratie van resultaten en de borging van de kwaliteit, zou dat top of mind moeten zijn. Maar het belangrijkste blijft het communiceren met elkaar, realtime, onder genot van bakje koffie of thee”

www.hagofoodandindustry.nl

Bron: © Hago Food & Industry